[…] bzw. die unten gepunkteten Eingabefelder sind durch die Einrichtung zu ergänzen. Die innnow GmbH ist nicht Vertragspartei dieser Vereinbarung; sie liefert lediglich die fachliche Vorlage.Auf Basis der gesetzlichen Mitbestimmungsrechte schließen die vorgenannten Parteien folgende Vereinbarung zur Einführung und Nutzung der innnow-Plattform für die strukturierte Erhebung von Mitarbeiter-Feedback zu digitalen Lösungen und Prozessen.
(1) Die innnow-Plattform dient der strukturierten Erhebung, Auswertung und Verbesserung von Anwender-Feedback der Mitarbeitenden zu in der Einrichtung eingesetzten digitalen Lösungen, Prozessen und organisatorischen Abläufen.
(2) Die Plattform dient ausdrücklich nicht der Verhaltens- oder Leistungskontrolle einzelner Mitarbeitender. Sie wird nicht zur arbeitsrechtlichen Bewertung individueller Beschäftigter eingesetzt.
(3) Diese Vereinbarung gilt für alle Beschäftigten der Einrichtung, die zur Teilnahme an Befragungen über die innnow-Plattform aufgefordert werden.
Die innnow-Plattform unterstützt eine pseudonyme Nutzung. Welche Identifikationsdaten konkret erfasst werden, entscheidet die Einrichtung. Erhoben werden — abhängig von der gewählten Konfiguration — folgende Datenkategorien:
Beide Anmeldewege stehen jeder Einrichtung zur Verfügung und können kombiniert genutzt werden — beispielsweise Einladung mit dienstlicher E-Mail-Adresse für Leitungsfunktionen, Selbstregistrierung über Direkt-Anmeldelink für die breite Belegschaft. Welcher Weg eingesetzt wird, entscheidet die Einrichtung je nach Befragungs-Setup.
Der Direkt-Anmeldelink wird je Befragung individuell generiert. Über den Link registrierte Konten sind ausschließlich der jeweiligen Einrichtung zugeordnet. Verteilung und ggf. zeitliche Befristung des Links sowie die Sicherstellung, dass nur Beschäftigte der Einrichtung Zugang erhalten, liegen in der Verantwortung der Einrichtung. Bei Verdacht auf unberechtigte Nutzung kann der Anmeldelink jederzeit deaktiviert werden.
Über die Plattform werden weder erhoben noch gespeichert:
Die Einrichtung stellt durch geeignete Hinweise und Befragungsgestaltung sicher, dass solche Daten von Beschäftigten nicht in die Plattform eingegeben werden.
(1) Auswertungen über die Plattform stehen sowohl in aggregierter Form als auch mit Personenbezug zur Verfügung. Zugriff auf Auswertungen erhalten die von der Einrichtung benannten Admins. Was Admins konkret sehen, hängt vom Anmeldeweg der Beschäftigten ab:
Welche Auswertungs-Tiefe für eine konkrete Befragung freigegeben wird, legt die Einrichtung gemeinsam mit der Mitarbeitervertretung in der Befragungsplanung fest (vgl. § 9). Die Einrichtung verpflichtet sich, den Zugriff auf Auswertungen auf den benannten Admin-Personenkreis zu beschränken und personenbezogene Auswertungen nicht zur Bewertung einzelner Beschäftigter zu nutzen (vgl. § 7).
(2) Eine technische Mindest-Aggregationsschwelle (Anzeige von Detailwerten erst ab N Antworten) ist plattformseitig derzeit nicht implementiert. Die Einrichtung verpflichtet sich, Auswertungen kleiner Personenkreise nicht zur Identifikation einzelner Beschäftigter zu nutzen, und sichert dies durch geeignete organisatorische Maßnahmen (Schulung der Auswertenden, interne Auswertungs-Richtlinien) ab.
(3) Freitext-Kommentare werden — sofern in der jeweiligen Befragung erhoben — in unveränderter Form gespeichert. Die Einrichtung verpflichtet sich, Freitexte nicht zu Zwecken der Identifikation einzelner Beschäftigter auszuwerten und entsprechende Hinweise an die Beschäftigten zu kommunizieren.
(1) Die Teilnahme an Befragungen über die innnow-Plattform ist freiwillig. Eine Verpflichtung zur Teilnahme besteht nicht.
(2) Aus der Nichtteilnahme dürfen den Beschäftigten keine arbeitsrechtlichen, disziplinarischen oder sonstigen Nachteile entstehen.
(1) Den Beschäftigten dürfen aus den über die Plattform abgegebenen Antworten — insbesondere kritischen Bewertungen oder Freitext-Kommentaren — keine arbeitsrechtlichen, disziplinarischen oder sonstigen Nachteile entstehen.
(2) Die Einrichtung stellt sicher, dass Auswertungsergebnisse ausschließlich zur Verbesserung digitaler Lösungen und Prozesse herangezogen werden und nicht zur Bewertung individueller Mitarbeitender.
(1) Zugriff auf Auswertungen erhalten ausschließlich die nachfolgend benannten Personen oder Rollen:
(2) Die Mitarbeitervertretung erhält auf Anforderung ebenfalls Einsicht in die Auswertungen, soweit diese ihre Aufgaben gemäß § 80 BetrVG (bzw. einschlägigen Personalvertretungs- oder MAV-Regelungen) berühren.
(3) Eine Auswertung über die Berechtigten hinaus, insbesondere eine Weitergabe an Dritte außerhalb der Einrichtung, erfolgt nicht.
(4) Hiervon unberührt bleibt der für den technischen Betrieb der Plattform erforderliche Zugriff durch die innnow GmbH als Auftragsverarbeiterin. Eine routinemäßige inhaltliche Auswertung der Daten durch die innnow GmbH erfolgt nicht; der Zugriff ist auf den im AVV (Art. 28 DSGVO) geregelten Rahmen begrenzt und auf einen technischen Administratorenkreis („Superadmin"-Rolle) bei innnow beschränkt.
(1) Die Mitarbeitervertretung wird vor jeder neuen Befragung über deren Zweck, Fragebogeninhalt und Auswertungsumfang informiert.
(2) Bei wesentlichen Änderungen der Plattform (z. B. Aktivierung optionaler KI-Funktionen gemäß der gesonderten Zusatzvereinbarung) wird die Mitarbeitervertretung im Vorfeld beteiligt.
(3) An der Auswertung der Ergebnisse und der Ableitung von Maßnahmen wirkt die Mitarbeitervertretung im Rahmen ihrer gesetzlichen Mitbestimmungsrechte mit.
(1) Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung der Zwecke erforderlich ist. Spätestens 30 Tage nach Beendigung des Vertrages zwischen der Einrichtung und der innnow GmbH werden alle personenbezogenen Daten gelöscht.
(2) Auf Wunsch der Einrichtung kann vor der Löschung ein Export aggregierter, nicht personenbezogener Auswertungsergebnisse bereitgestellt werden. Diese verbleiben in der Einrichtung und können für interne Verbesserungsprozesse weitergenutzt werden. Eine Weiternutzung durch die innnow GmbH findet nicht statt.
(3) Einzelheiten zur Löschung regelt § 10 des AVV.
Den Beschäftigten stehen die in der Datenschutzinformation für Plattform-Nutzerinnen und Nutzer (vgl. innnow.de/datenschutz-plattform) beschriebenen Rechte zu, insbesondere:
Anfragen zur Wahrnehmung dieser Rechte (insbesondere zum Datenexport gemäß Art. 20 DSGVO) sind an die/den Datenschutzbeauftragte/n der Einrichtung zu richten:
Ein Self-Service-Export einzelner Beschäftigter über die Plattform ist derzeit nicht implementiert; die innnow GmbH unterstützt die Einrichtung bei der technischen Umsetzung entsprechender Anfragen im Rahmen des AVV.
(1) Die innnow-Plattform bietet optionale KI-gestützte Funktionen, insbesondere automatische Vorschläge zur Kategorisierung (Tagging) von Freitext-Kommentaren. Diese Funktionen sind standardmäßig deaktiviert.
(2) Eine Aktivierung der KI-Funktionen erfolgt durch die Einrichtung erst nach Unterzeichnung der gesonderten Zusatzvereinbarung KI-Funktionen (vgl. innnow.de/avv-ki-zusatz) und nach Beteiligung der Mitarbeitervertretung gemäß § 9 dieser Vereinbarung.
(3) Die KI-Verarbeitung erfolgt pseudonym: Es werden ausschließlich der Freitext-Kommentar und die organisationsweite Tag-Liste an den KI-Dienst übermittelt — keine Identifikations- oder Mandantenkennungen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
(1) Diese Vereinbarung tritt am in Kraft.
(2) Sie wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Parteien mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende gekündigt werden.
(3) Bei Beendigung des Hauptvertrags zwischen Einrichtung und innnow GmbH endet diese Vereinbarung automatisch mit Wirksamkeit der Vertragsbeendigung. Die Pflichten zur Datenlöschung gemäß § 10 dieser Vereinbarung sowie § 10 des AVV gelten fort.
(1) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform.
(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
(3) Vertragssprache ist Deutsch.
Ort, Datum:
Für die Einrichtung | Für die Mitarbeitervertretung |
Diese Mustervorlage wurde von der innnow GmbH zur Unterstützung ihrer Klinik-Kunden erstellt. Die innnow GmbH ist nicht Vertragspartei der konkreten Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung. Rückfragen zur fachlichen Umsetzung an datenschutz@innnow.de.